Eine Mahnung zu verschicken, ist für fast jeden unangenehm: Man hat Angst, aufdringlich zu wirken oder die Beziehung zu einem Kunden zu beeinträchtigen, der ansonsten pünktlich ist. Doch eine nicht geklärte Zahlungsverzögerung wird schnell zur Gewohnheit. Die gute Nachricht ist, dass die meisten Zahlungsverzögerungen nicht auf böse Absicht zurückzuführen sind: eine verlorene Rechnung, ein Verantwortlicher im Urlaub, eine vergessene Zahlung. Mit einer einfachen Methode bekommst du dein Geld und die Beziehung bleibt gut.
Bevor es zu einem Zahlungsverzug kommt: Vorbeugen
- Gib das Fälligkeitsdatum ausdrücklich im Kostenvoranschlag und auf der Rechnung an (nicht nur „30 Tage“, sondern ein konkretes Datum).
- Gib die Zahlungsmodalitäten an: IBAN, Kontoinhaber, Verwendungszweck.
- Fordere eine Anzahlung bei langwierigen Arbeiten oder Lieferungen an: Das verringert dein Risiko.
- Versende die Rechnung sofort, nicht erst am Monatsende: Jeder Tag Verzögerung bei der Ausstellung verschiebt auch den Zahlungseingang.
- Bedanke dich, wenn bezahlt wird: Eine kurze Nachricht festigt die Gewohnheit.
Eine Erinnerung vor Fälligkeit
Manche Kunden schätzen dies, insbesondere Unternehmen mit einer Buchhaltungsabteilung: Ein paar Tage vorher eine höfliche E-Mail mit Rechnungsnummer, Betrag und Datum. Das ist keine Mahnung, sondern ein Service.
Drei Tonstufen
Wer ein festes System hat, muss nicht jedes Mal entscheiden, was er schreiben soll. Drei Schritte, deren Tonfall sich langsam steigert:
- Höflich, wenige Tage nach Fälligkeit: „Vielleicht ist es uns entgangen …“
