A fizetési felszólítás küldése szinte mindenkinek kellemetlen: attól tartunk, hogy tolakodónak tűnünk, vagy tönkretesszük a kapcsolatot egy egyébként pontosan fizető ügyféllel. De a kezeletlen késedelem hamar szokássá válik. A jó hír az, hogy a késedelmek többsége nem rossz szándékból ered: elveszett számla, szabadságon lévő felelős, elfelejtett fizetés. Egy egyszerű módszerrel behajthatod a tartozást, és a kapcsolat is jó marad.
A késedelem előtt: megelőzés
- Írd le egyértelműen a fizetési határidőt az árajánlaton és a számlán (ne csak „30 nap”: hanem egy konkrét dátumot).
- Jelezd a fizetési módot: IBAN, kedvezményezett neve, a fizetés célja.
- Kérj előleget a hosszadalmas munkák vagy szállítások esetén: ez csökkenti a kockázatot.
- Küldd el a számlát azonnal, ne a hónap végén: a kibocsátás minden egyes napos késedelme elhalasztja a bevételt is.
- Köszönd meg, amikor fizetnek: egy rövid üzenet megerősíti a szokást.
Emlékeztető a határidő előtt
Egyes ügyfelek értékelik ezt, főleg azok a cégek, amelyeknek adminisztrációs részlegük van: néhány nappal korábban küldj egy udvarias e-mailt a számla számával, az összeggel és a dátummal. Ez nem fizetési felszólítás, hanem szolgáltatás.
Három hangnem
Aki rögzített rendszert használ, annak nem kell minden alkalommal eldöntenie, mit írjon. Három lépés, amelyekben a hangnem fokozatosan válik határozottabbá:
- Udvarias, néhány nappal a határidő lejárta után: „Talán elkerülte a figyelmüket
