Envoyer un rappel met presque tout le monde mal à l'aise : on craint de paraître insistant ou de gâcher la relation avec un client qui, par ailleurs, est ponctuel. Mais un retard non géré devient vite une habitude. La bonne nouvelle, c'est que la plupart des retards ne sont pas dus à une mauvaise volonté : une facture égarée, un responsable en vacances, un paiement oublié. Grâce à une méthode simple, vous vous faites payer et la relation reste bonne.
Avant le retard : prévenir
- Indiquez clairement la date d’échéance sur le devis et la facture (pas seulement « 30 jours » : une date précise).
- Précisez les modalités de paiement : IBAN, nom du titulaire du compte, motif de paiement à indiquer.
- Demandez un acompte pour les travaux de longue durée ou les livraisons : cela réduit votre exposition au risque.
- Envoyez la facture immédiatement, pas à la fin du mois : chaque jour de retard dans l’émission repousse également l’encaissement.
- Remerciez-les lorsqu’ils paient : un message bref renforce cette habitude.
Un rappel avant l'échéance
Certains clients l'apprécient, notamment les entreprises dotées d'un service administratif : quelques jours avant l'échéance, envoyez un e-mail courtois indiquant le numéro de facture, le montant et la date. Ce n'est pas une relance, c'est un service.
Trois niveaux de ton
Ceux qui disposent d’un système bien établi n’ont pas à choisir à chaque fois ce qu’ils vont écrire. Trois étapes, avec des tons qui s’intensifient progressivement :
- Courtois, quelques jours après l’échéance : « Cela nous a peut-être échappé
