Eine Zahlungserinnerung zu verschicken, ist für fast jeden unangenehm: Man möchte nicht aufdringlich wirken oder das Verhältnis zu einem Kunden beeinträchtigen, der ansonsten zuverlässig zahlt. Doch wenn Zahlungsverzögerungen nicht angesprochen werden, können sie schnell zur Gewohnheit werden. Die gute Nachricht ist, dass die meisten Verzögerungen nicht auf mangelnde Zahlungsbereitschaft zurückzuführen sind: eine verloren gegangene Rechnung, ein Mitarbeiter in der Buchhaltung im Urlaub oder eine vergessene Überweisung. Mit einer einfachen Vorgehensweise können Sie Ihre Zahlungen erhalten und gleichzeitig eine gute Kundenbeziehung bewahren.
Vor dem Fälligkeitstermin: vorbeugen
- Geben Sie das Fälligkeitsdatum eindeutig an – sowohl im Angebot als auch auf der Rechnung (nicht nur „30 Tage“, sondern ein konkretes Datum).
- Geben Sie die Zahlungsinformationen an: IBAN, Kontoinhaber und den bei der Überweisung anzugebenden Verwendungszweck.
- Verlangen Sie eine Anzahlung bei umfangreichen Projekten oder Lieferungen: So reduzieren Sie Ihr finanzielles Risiko.
- Versenden Sie die Rechnung sofort, anstatt bis zum Monatsende zu warten: Jeder Tag, um den sich der Rechnungsversand verzögert, verschiebt auch den Zahlungseingang.
- Bedanken Sie sich nach dem Zahlungseingang: Eine kurze Nachricht fördert eine zuverlässige Zahlungsmoral.
Eine Erinnerung vor dem Fälligkeitstermin
Einige Kunden schätzen diesen Service, insbesondere Unternehmen mit einer eigenen Buchhaltungsabteilung: Senden Sie einige Tage vor dem Fälligkeitstermin eine höfliche E-Mail mit Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum. Das ist keine Zahlungserinnerung, sondern ein zusätzlicher Kundenservice.
Drei Eskalationsstufen im Tonfall
Wer über ein festes Verfahren verfügt, muss nicht jedes Mal neu überlegen, was er schreiben soll. Drei aufeinanderfolgende Schritte, bei denen der Tonfall allmählich bestimmter wird:
- Höflich, einige Tage nach dem Fälligkeitstermin: „Möglicherweise ist etwas untergegangen: Wir möchten Sie daran erinnern, dass die Rechnung Nr. … über … Euro am … fällig war. Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos.“
- Bestimmt, aber professionell, nach ein bis zwei Wochen: Verweisen Sie erneut auf die Rechnungsdaten und bitten Sie um Bestätigung des voraussichtlichen Zahlungstermins.
- Formal, wenn sich der Zahlungsverzug weiter hinzieht: Erinnern Sie an die vereinbarten Zahlungsbedingungen und setzen Sie eine Frist zur Begleichung des offenen Betrags.
In allen Fällen gilt: wenige Zeilen, präzise Angaben, keine Vorwürfe und die Rechnung als Anhang. Der Kunde sollte die Zahlung sofort veranlassen können, ohne erst nach weiteren Informationen suchen zu müssen.
Wann Sie zum Telefon greifen sollten
Wenn auch die zweite Nachricht unbeantwortet bleibt, ist ein zweiminütiges Telefonat mehr wert als zehn E-Mails. Fragen Sie, ob die Rechnung angekommen ist und wann die Zahlung erfolgen kann. Notieren Sie den zugesagten Zahlungstermin und fragen Sie an diesem Tag nach.
Dokumentieren Sie jeden Schritt
Halten Sie fest, was Sie wann und an wen versendet haben. Sollte ein Zahlungsverzug irgendwann zu einem ernsthaften Problem werden, hilft Ihnen eine lückenlose Dokumentation sowohl bei Verhandlungen als auch im Austausch mit Ihrem Rechtsberater. Für Zahlungsverzögerungen zwischen Unternehmen gelten besondere gesetzliche Regelungen, unter anderem hinsichtlich der Verzugszinsen. Um zu erfahren, wie Sie in Ihrem konkreten Fall vorgehen sollten, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater oder einen Rechtsanwalt.
Automatisieren, ohne unpersönlich zu werden
Wenn Sie viele Rechnungen verwalten, besteht die Gefahr, dass einzelne davon in Vergessenheit geraten. CursusOffice kann die Zahlungserinnerungen für Sie versenden, diese Funktion ist jedoch standardmäßig deaktiviert: Sie entscheiden selbst, ob Sie sie aktivieren, wie viele Tage nach dem Fälligkeitstermin die erste Erinnerung versendet wird, in welchen Abständen weitere Erinnerungen folgen und wie viele Erinnerungen maximal verschickt werden. Jede Rechnung kann individuell konfiguriert werden. Außerdem können Sie die Nachrichtentexte für alle drei Eskalationsstufen mit Ihren eigenen Formulierungen anpassen und Platzhalter wie den Kundennamen, die Rechnungsnummer und den Rechnungsbetrag verwenden. Der Status „überfällig“ wird stets anhand der erfassten Zahlungseingänge berechnet. Ein Kunde, der bereits bezahlt hat, erhält deshalb keine Zahlungserinnerung. Und wenn Sie für einen wichtigen Kunden eine individuell formulierte Nachricht benötigen, können Sie diese direkt aus der betreffenden Rechnung heraus verfassen und versenden.
Zusammenfassung
- Eindeutige Fälligkeitstermine und Zahlungsinformationen sowie der sofortige Versand von Rechnungen.
- Eine Erinnerung vor dem Fälligkeitstermin, wenn der Kunde diese zu schätzen weiß.
- Drei Eskalationsstufen im Tonfall, von höflich bis formal.
- Ein Telefonanruf nach der zweiten unbeantworteten Nachricht.
- Eine vollständige Dokumentation aller Schritte und professionelle Beratung bei schwierigen Fällen.
Eine gut formulierte Zahlungserinnerung ist kein Konflikt: Sie gehört ebenso zu Ihrem Kundenservice wie ein transparentes Angebot.
