Envoyer une relance de paiement est une démarche qui met presque tout le monde mal à l'aise : on craint de paraître insistant ou de détériorer la relation avec un client qui, habituellement, paie dans les délais. Pourtant, un retard non traité peut rapidement devenir une habitude. La bonne nouvelle, c'est que la plupart des retards ne sont pas dus à une mauvaise volonté : une facture égarée, un responsable en congé ou un paiement oublié. Avec une méthode simple, vous pouvez obtenir vos paiements tout en préservant de bonnes relations avec vos clients.
Avant l'échéance : prévenir
- Indiquez clairement la date d'échéance sur le devis et la facture (pas seulement « 30 jours » : précisez une date exacte).
- Précisez les modalités de paiement : IBAN, nom du titulaire du compte et référence à indiquer lors du virement.
- Demandez un acompte pour les travaux de longue durée ou les fournitures : cela réduit votre exposition financière.
- Envoyez la facture immédiatement, sans attendre la fin du mois : chaque jour de retard dans son émission décale également son paiement.
- Remerciez vos clients lorsqu'ils paient : un court message encourage les bonnes habitudes de paiement.
Un rappel avant la date d'échéance
Certains clients apprécient cette attention, notamment les entreprises disposant d'un service comptable : quelques jours avant l'échéance, envoyez un e-mail courtois mentionnant le numéro de facture, le montant et la date d'échéance. Ce n'est pas une relance, mais un service rendu au client.
Trois niveaux de ton
Avec une méthode bien établie, vous n'avez plus besoin de décider à chaque fois quoi écrire. Trois étapes, avec un ton qui se fait progressivement plus ferme :
- Courtois, quelques jours après l'échéance : « Il est possible qu'un oubli se soit glissé quelque part : nous vous rappelons que la facture n° … d'un montant de … euros, arrivée à échéance le …, reste en attente de paiement. Si vous avez déjà effectué le règlement, veuillez ne pas tenir compte de cet e-mail. »
- Ferme mais professionnel, après une ou deux semaines : rappelez les références de la facture et demandez au client de confirmer la date à laquelle le paiement est prévu.
- Formel, lorsque le retard se prolonge : rappelez les conditions convenues et indiquez un délai pour régulariser la situation.
Dans tous les cas : quelques lignes, des informations précises, aucun reproche et la facture en pièce jointe. Le client doit pouvoir effectuer le paiement immédiatement, sans avoir à rechercher d'autres informations.
Quand passer au téléphone
Après un deuxième message resté sans réponse, un appel téléphonique de deux minutes vaut mieux que dix e-mails. Demandez si la facture a bien été reçue et quand le paiement pourra être effectué ; notez la date annoncée et effectuez un suivi ce jour-là.
Enregistrez chaque étape
Conservez une trace de ce que vous avez envoyé, à quelle date et à qui. Si un jour le retard devient un problème sérieux, disposer d'un historique précis vous sera utile lors des négociations et dans vos échanges avec votre conseiller juridique. Les retards de paiement entre entreprises sont soumis à des règles spécifiques, notamment en matière d'intérêts de retard. Pour savoir comment agir dans votre situation particulière, consultez votre expert-comptable ou un avocat.
Automatiser sans perdre le contact humain
Lorsque le nombre de factures est important, le risque est d'en oublier certaines. CursusOffice peut envoyer les relances de paiement à votre place, mais cette fonctionnalité est désactivée par défaut : c'est vous qui décidez de l'activer, du nombre de jours après l'échéance avant l'envoi de la première relance, de la fréquence des rappels et du nombre maximum de relances. Chaque facture peut disposer de ses propres paramètres, et vous pouvez réécrire les messages des trois niveaux avec vos propres mots, en utilisant des variables telles que le nom du client, le numéro de facture et le montant. Le statut « échue » est toujours calculé en fonction des paiements enregistrés : un client qui a déjà payé ne recevra donc aucune relance. Et si vous avez besoin d'un message personnalisé pour un client important, vous pouvez le rédiger et l'envoyer directement depuis la facture concernée.
En résumé
- Des dates d'échéance et des coordonnées de paiement claires, avec des factures envoyées sans délai.
- Un rappel avant l'échéance, lorsque le client l'apprécie.
- Trois niveaux de ton, du courtois au formel.
- Un appel téléphonique après le deuxième message.
Une relance bien rédigée n'est pas un conflit : elle fait partie du service que vous proposez, tout comme un devis clair.
