Een betalingsherinnering versturen is voor bijna iedereen ongemakkelijk: je bent bang dat je opdringerig overkomt of de relatie met een klant beschadigt die normaal gesproken altijd op tijd betaalt. Toch kan een betalingsachterstand die niet wordt aangepakt al snel een gewoonte worden. Het goede nieuws is dat de meeste betalingsachterstanden niet voortkomen uit onwil: een zoekgeraakte factuur, een medewerker die met vakantie is of een vergeten betaling. Met een eenvoudige aanpak krijg je betaald en blijft de relatie met je klant goed.
Vóór de vervaldatum: voorkomen
- Vermeld de vervaldatum duidelijk op de offerte en de factuur (niet alleen "30 dagen": geef een concrete datum op).
- Geef duidelijk aan hoe er betaald kan worden: IBAN, naam van de rekeninghouder en de betalingsomschrijving.
- Vraag een voorschot voor langdurige werkzaamheden of leveringen: zo beperk je je financiële risico.
- Verstuur de factuur direct, en wacht niet tot het einde van de maand: iedere dag vertraging bij het versturen van de factuur betekent ook een dag later je geld ontvangen.
- Bedank klanten wanneer ze betalen: een kort bericht stimuleert goed betalingsgedrag.
Een herinnering vóór de vervaldatum
Sommige klanten waarderen dit, vooral bedrijven met een eigen administratieafdeling: stuur enkele dagen vóór de vervaldatum een vriendelijke e-mail met het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum. Het is geen betalingsherinnering, maar een extra service.
Drie niveaus in toon
Met een vaste werkwijze hoef je niet iedere keer opnieuw te bedenken wat je moet schrijven. Drie opeenvolgende stappen, waarbij de toon geleidelijk wat nadrukkelijker wordt:
- Vriendelijk, enkele dagen na de vervaldatum: "Misschien is er iets aan onze aandacht ontsnapt: we willen je eraan herinneren dat factuur nr. … van … euro, met als vervaldatum …, nog openstaat. Heb je de betaling inmiddels al uitgevoerd, dan kun je deze e-mail als niet verzonden beschouwen."
- Zakelijk maar duidelijk, na één of twee weken: verwijs opnieuw naar de factuurgegevens en vraag de klant om de verwachte betaaldatum te bevestigen.
- Formeel, wanneer de betalingsachterstand langer aanhoudt: verwijs naar de overeengekomen betalingsvoorwaarden en stel een uiterste termijn vast waarbinnen het openstaande bedrag moet worden voldaan.
In alle gevallen geldt: houd het kort, vermeld de juiste gegevens, maak geen verwijten en voeg de factuur als bijlage toe. De klant moet de betaling direct kunnen uitvoeren, zonder eerst naar aanvullende informatie te hoeven zoeken.
Wanneer je telefonisch contact opneemt
Na een tweede bericht waarop je geen antwoord hebt gekregen, is een telefoongesprek van twee minuten meer waard dan tien e-mails. Vraag of de factuur goed is ontvangen en wanneer de betaling kan worden uitgevoerd. Noteer de toegezegde datum en controleer die dag of de betaling is binnengekomen.
Leg iedere stap vast
Houd bij wat je hebt verzonden, wanneer en aan wie. Mocht een betalingsachterstand ooit uitgroeien tot een serieus probleem, dan helpt een nauwkeurige administratie je tijdens onderhandelingen en bij het overleg met je juridisch adviseur. Voor betalingsachterstanden tussen bedrijven gelden specifieke wettelijke regels, onder andere met betrekking tot wettelijke handelsrente. Neem contact op met je accountant of een juridisch adviseur om te weten hoe je in jouw specifieke situatie moet handelen.
Automatiseren zonder afstandelijk te worden
Wanneer je veel facturen beheert, bestaat het risico dat je er een paar over het hoofd ziet. CursusOffice kan de betalingsherinneringen automatisch voor je versturen, maar deze functie is standaard uitgeschakeld: je bepaalt zelf of je de functie activeert, hoeveel dagen na de vervaldatum de eerste herinnering wordt verstuurd, hoe vaak deze wordt herhaald en hoeveel herinneringen er maximaal worden verzonden. Iedere factuur kan eigen instellingen hebben en je kunt de teksten voor alle drie de niveaus aanpassen aan je eigen schrijfstijl, met behulp van variabelen zoals de naam van de klant, het factuurnummer en het factuurbedrag. De status 'vervallen' wordt altijd berekend op basis van de geregistreerde betalingen. Een klant die al heeft betaald, ontvangt dus geen herinneringen meer. En wanneer je voor een belangrijke klant een persoonlijk bericht nodig hebt, kun je dit rechtstreeks vanuit de betreffende factuur schrijven en versturen.
Samengevat
- Duidelijke vervaldata en betalingsgegevens, met facturen die direct worden verstuurd.
- Een herinnering vooraf, wanneer de klant dit op prijs stelt.
- Drie niveaus in toon, van vriendelijk tot formeel.
- Een telefoontje na het tweede onbeantwoorde bericht.
- Een volledig overzicht van alle stappen en professioneel advies bij lastige situaties.
Een goed geformuleerde betalingsherinnering is geen conflict: het is onderdeel van de service die je biedt, net als een duidelijke offerte.
