Trimiterea unei notificări de plată este inconfortabilă pentru aproape toată lumea: te temi că vei părea insistent sau că vei deteriora relația cu un client care, în rest, își achită facturile la timp. Însă o întârziere de plată care nu este gestionată poate deveni rapid un obicei. Vestea bună este că majoritatea întârzierilor nu sunt cauzate de rea-voință: o factură pierdută, o persoană responsabilă aflată în concediu sau o plată uitată. Cu o metodă simplă, îți poți încasa banii fără să afectezi relația cu clientul.
Înainte de scadență: prevenirea întârzierilor
- Menționează clar data scadenței în ofertă și pe factură (nu doar „30 de zile”, ci o dată concretă).
- Precizează modalitatea de plată: IBAN, numele titularului contului și detaliile care trebuie menționate la efectuarea transferului.
- Solicită un avans pentru proiectele de lungă durată sau pentru furnizări: astfel îți reduci expunerea financiară.
- Trimite factura imediat, fără să aștepți sfârșitul lunii: fiecare zi de întârziere în emiterea facturii amână și încasarea banilor.
- Mulțumește clienților atunci când plătesc: un mesaj scurt încurajează menținerea unor bune obiceiuri de plată.
O notificare înainte de scadență
Unii clienți apreciază acest lucru, în special companiile care au un departament administrativ sau contabil: cu câteva zile înainte de scadență, trimite un e-mail politicos care să includă numărul facturii, suma și data scadenței. Nu este o solicitare de plată, ci un serviciu suplimentar oferit clientului.
Trei niveluri de ton
Atunci când ai un sistem bine stabilit, nu trebuie să decizi de fiecare dată ce să scrii. Trei etape succesive, cu un ton care devine treptat mai ferm:
- Politicos, la câteva zile după scadență: „Este posibil să ne fi scăpat ceva: dorim să vă reamintim că factura nr. …, în valoare de … euro, a avut data scadentă la …. Dacă ați efectuat deja plata, vă rugăm să ignorați acest e-mail.”
- Ferm, dar profesionist, după una sau două săptămâni: reamintește datele facturii și solicită clientului să confirme data estimată a plății.
- Formal, atunci când întârzierea se prelungește: reamintește condițiile convenite și stabilește un termen până la care suma restantă trebuie achitată.
În toate cazurile: câteva rânduri, informații precise, fără reproșuri și factura atașată. Clientul trebuie să poată efectua plata imediat, fără să fie nevoit să caute alte informații.
Când este momentul să dai un telefon
După al doilea mesaj fără răspuns, un apel telefonic de două minute poate fi mai eficient decât zece e-mailuri. Întreabă dacă factura a ajuns la client și când poate efectua plata; notează data promisă și verifică situația în ziua respectivă.
Înregistrează fiecare pas
Păstrează o evidență a mesajelor trimise, a datelor la care au fost expediate și a destinatarilor. Dacă într-o zi întârzierea devine o problemă serioasă, un istoric precis te va ajuta în negocieri și în relația cu consilierul juridic. Întârzierile de plată între companii sunt reglementate prin norme specifice, inclusiv în ceea ce privește dobânzile penalizatoare. Pentru a afla cum trebuie să procedezi în situația ta concretă, consultă contabilul sau un avocat.
Automatizare fără a pierde contactul personal
Atunci când ai de gestionat multe facturi, există riscul să uiți unele dintre ele. CursusOffice poate trimite notificările de plată în locul tău, însă această funcție este dezactivată în mod implicit: tu decizi dacă o activezi, după câte zile de la scadență se trimite prima notificare, la ce interval se repetă și care este numărul maxim de notificări. Fiecare factură poate avea propriile setări, iar textele celor trei niveluri pot fi rescrise în propriul stil, folosind substituenți precum numele clientului, numărul facturii și suma de plată. Starea „restantă” este calculată întotdeauna pe baza plăților înregistrate, astfel încât un client care a plătit deja nu va mai primi nicio notificare. Iar dacă ai nevoie de un mesaj personalizat pentru un client important, îl poți redacta și trimite direct din factura respectivă.
Pe scurt
- Termene de plată și detalii bancare clare, cu facturile trimise imediat.
- O notificare înainte de scadență, atunci când clientul apreciază acest lucru.
- Trei niveluri de ton, de la politicos la formal.
- Un apel telefonic după al doilea mesaj fără răspuns.
- O evidență completă a tuturor demersurilor și asistență de specialitate pentru cazurile dificile.
O notificare de plată bine formulată nu reprezintă un conflict: face parte din serviciul pe care îl oferi, la fel ca o ofertă clară și transparentă.
