Wysłanie przypomnienia o płatności jest dla większości osób niekomfortowe: obawiasz się, że wyjdziesz na osobę natarczywą lub zepsujesz relację z klientem, który poza tym zazwyczaj płaci terminowo. Jednak nieuregulowane opóźnienie szybko może stać się nawykiem. Dobra wiadomość jest taka, że większość opóźnień nie wynika ze złej woli: zagubiona faktura, osoba odpowiedzialna za płatności na urlopie lub zapomniany przelew. Dzięki prostej metodzie możesz otrzymać należne pieniądze, nie psując przy tym relacji z klientem.
Przed upływem terminu płatności: zapobiegaj
- Wyraźnie określ termin płatności w ofercie i na fakturze (nie wpisuj tylko „30 dni” – podaj konkretną datę).
- Wskaż sposób płatności: numer IBAN, nazwę właściciela rachunku oraz tytuł przelewu.
- Poproś o zaliczkę przy długotrwałych projektach lub dostawach: zmniejsza to Twoje ryzyko finansowe.
- Wysyłaj fakturę od razu, zamiast czekać do końca miesiąca: każdy dzień opóźnienia w jej wystawieniu przesuwa również termin otrzymania płatności.
- Podziękuj za dokonanie płatności: krótka wiadomość pomaga utrwalać dobre nawyki płatnicze.
Przypomnienie przed terminem płatności
Niektórzy klienci doceniają takie rozwiązanie, szczególnie firmy posiadające dział administracyjny lub księgowość: na kilka dni przed terminem płatności wyślij uprzejmą wiadomość e-mail zawierającą numer faktury, kwotę oraz termin płatności. To nie jest wezwanie do zapłaty, lecz dodatkowa usługa dla klienta.
Trzy poziomy tonu komunikacji
Jeśli masz ustalony system działania, nie musisz za każdym razem zastanawiać się, co napisać. Trzy kolejne etapy, z coraz bardziej stanowczym tonem komunikacji:
- Uprzejmy, kilka dni po upływie terminu płatności: „Być może coś nam umknęło: chcielibyśmy przypomnieć, że termin płatności faktury nr … na kwotę … euro upłynął dnia …. Jeśli płatność została już zrealizowana, prosimy zignorować tę wiadomość”.
- Stanowczy, ale profesjonalny, po jednym lub dwóch tygodniach: ponownie podaj dane faktury i poproś klienta o potwierdzenie przewidywanej daty płatności.
- Formalny, gdy opóźnienie się przedłuża: przypomnij o uzgodnionych warunkach płatności i wyznacz termin uregulowania zaległej należności.
W każdym przypadku obowiązuje ta sama zasada: krótka wiadomość, dokładne dane, bez pretensji i z załączoną fakturą. Klient powinien mieć możliwość natychmiastowego dokonania płatności, bez konieczności szukania dodatkowych informacji.
Kiedy warto zadzwonić?
Po drugiej wiadomości, na którą nie otrzymasz odpowiedzi, dwuminutowa rozmowa telefoniczna może być skuteczniejsza niż dziesięć e-maili. Zapytaj, czy faktura dotarła do klienta i kiedy będzie mógł dokonać płatności. Zanotuj obiecaną datę i skontaktuj się z nim ponownie w tym terminie.
Dokumentuj każdy krok
Rejestruj, co zostało wysłane, kiedy i do kogo. Jeśli opóźnienie w płatności stanie się kiedyś poważnym problemem, dokładna historia korespondencji i podjętych działań pomoże Ci podczas negocjacji oraz w kontaktach z doradcą prawnym. Opóźnienia w płatnościach między przedsiębiorstwami podlegają szczególnym przepisom, również w zakresie odsetek za opóźnienie. Aby dowiedzieć się, jak postępować w konkretnej sytuacji, skonsultuj się ze swoim księgowym lub prawnikiem.
Automatyzacja bez utraty osobistego podejścia
Gdy liczba faktur jest duża, istnieje ryzyko, że o którejś z nich zapomnisz. CursusOffice może wysyłać przypomnienia o płatnościach w Twoim imieniu, ale ta funkcja jest domyślnie wyłączona: sam decydujesz, czy ją aktywować, po ilu dniach od upływu terminu płatności ma zostać wysłane pierwsze przypomnienie, jak często mają być wysyłane kolejne oraz jaka ma być ich maksymalna liczba. Każda faktura może mieć własne ustawienia, a treść wiadomości dla wszystkich trzech poziomów możesz dostosować do swojego stylu, korzystając z takich znaczników jak imię i nazwisko klienta, numer faktury czy kwota do zapłaty. Status „zaległa” jest zawsze obliczany na podstawie zarejestrowanych płatności, dlatego klient, który już zapłacił, nie otrzyma żadnego przypomnienia. Jeśli natomiast potrzebujesz indywidualnej wiadomości dla ważnego klienta, możesz ją napisać i wysłać bezpośrednio z poziomu danej faktury.
Podsumowanie
- Jasno określone terminy płatności i dane do przelewu oraz niezwłoczne wysyłanie faktur.
- Przypomnienie przed terminem płatności, jeśli klient docenia taką formę kontaktu.
- Trzy poziomy tonu komunikacji – od uprzejmego do formalnego.
- Rozmowa telefoniczna po drugiej wiadomości bez odpowiedzi.
- Pełna dokumentacja wszystkich działań oraz pomoc specjalisty w trudniejszych przypadkach.
Dobrze sformułowane przypomnienie o płatności nie jest powodem do konfliktu: stanowi część świadczonej przez Ciebie obsługi, podobnie jak jasno przygotowana oferta.
