Viele kleine Unternehmen beginnen mit einer Excel-Datei: Kundendaten in einer Tabelle, die Preisliste in einer anderen und Rechnungen in einem Ordner. Solange die Datenmenge überschaubar bleibt, funktioniert das. Ein Wechsel wird notwendig, wenn Sie eine Information suchen und nicht finden oder wenn zwei Personen mit unterschiedlichen Versionen derselben Datei arbeiten. Wer den Umstieg aufschiebt, hat meist dieselbe Sorge: „Ich muss dann alles von Hand neu eingeben.“ Das stimmt nicht. So gelingt die Datenmigration Schritt für Schritt und ohne unnötigen Aufwand.
Welche Daten Sie übernehmen sollten
- Kunden und Lieferanten: Name, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer, Adresse und E-Mail-Adresse. Das ist die Grundlage für alles Weitere.
- Produkte und Dienstleistungen: Name, Listenpreis und Mehrwertsteuersatz.
- Rechnungshistorie, wenn Sie diese in der neuen Software einsehen möchten.
- Laufende Projekte, Verträge und Ausgaben.
- Bereits geleistete Arbeitsstunden, sofern Sie diese in einer Tabelle erfasst haben.
Sie müssen nicht alles übernehmen: Wählen Sie aus, was Sie tatsächlich verwenden. Archive, die Sie nicht mehr einsehen müssen, können in der alten Datei bleiben.
Vor dem Import: Bereinigen Sie Ihre Datei
- Eine Zeile pro Kunde, mit den Spaltenüberschriften in der ersten Zeile.
- Entfernen Sie offensichtliche Duplikate und vereinheitlichen Sie Abkürzungen (zum Beispiel „GmbH“ und „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“).
- Prüfen Sie Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und Steuernummern: Excel entfernt häufig führende Nullen bei Zahlen. Ein gutes Importprogramm kann diese wiederherstellen, dennoch lohnt sich eine Kontrolle.
- Speichern Sie eine Kopie, bevor Sie Änderungen vornehmen.
Die einzelnen Schritte des Imports
In CursusOffice umfasst der Importassistent vier Schritte:
- Sie laden die Datei hoch: CSV, Excel (.xlsx und das ältere Format .xls) sowie bei Rechnungen auch XML-Dateien elektronischer Rechnungen.
- Sie ordnen die Spalten zu: Das System schlägt automatisch vor, welche Spalte welchem Datenfeld entspricht. Bei Bedarf können Sie die Zuordnung korrigieren.
- Sie führen einen Test durch: Bevor Daten gespeichert werden, simuliert das System den Import und zeigt Ihnen fehlerhafte Zeilen mit Zeilennummer und Fehlergrund an.
- Sie importieren die Daten: Die Daten werden in einzelnen Gruppen übernommen. Sollte etwas nicht stimmen, können Sie den Import innerhalb von bis zu 7 Tagen rückgängig machen.
Was passiert mit Duplikaten?
Wenn ein Kunde bereits vorhanden ist, können Sie ihn überspringen, seine Daten aktualisieren oder trotzdem einen neuen Datensatz anlegen. Der Abgleich erfolgt anhand der zuverlässigsten Angaben: zuerst über die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, dann über die Steuernummer und zuletzt über die E-Mail-Adresse. Bei einer Aktualisierung werden bereits vorhandene Informationen nicht durch leere Zellen in der Importdatei gelöscht.
Rechnungen aus der Vergangenheit
Bereits ausgestellte Rechnungen werden als historische Dokumente importiert: Sie behalten ihre ursprüngliche Nummer, ihr ursprüngliches Datum und ihre Originalbeträge. Sie werden weder neu berechnet noch erneut an irgendjemanden versendet. Sie stehen weiterhin zur Einsicht, für die Ermittlung von Summen und für Vergleiche mit dem Vorjahr zur Verfügung. Wenn Sie die XML-Dateien Ihrer elektronischen Rechnungen haben, können Sie auch die einzelnen Rechnungspositionen importieren.
Nach dem Import: die Kontrollen
- Öffnen Sie fünf zufällig ausgewählte Kundendatensätze und vergleichen Sie die Angaben mit der Originaldatei.
- Vergleichen Sie den Jahresrechnungsumsatz mit Ihrer Tabelle.
- Prüfen Sie, ob den Produkten die richtigen Mehrwertsteuersätze zugeordnet sind.
- Erst danach sollten Sie die alte Datei nicht mehr verwenden und alle neuen Arbeiten im neuen System erledigen.
Was kostet es und wie lange dauert es?
Der Datenimport in CursusOffice ist kostenlos und auch während der 30-tägigen Testphase verfügbar. Ein kostenpflichtiger Tarif ist dafür nicht erforderlich. Bei einem kleinen oder mittelgroßen Datenbestand nimmt die Vorbereitung der Datei normalerweise die meiste Zeit in Anspruch. Der eigentliche Import dauert nur wenige Minuten.
Zusammenfassung
- Wählen Sie aus, welche Daten Sie übernehmen möchten, und erstellen Sie eine Kopie der Datei.
- Bereinigen Sie Spaltenüberschriften, Duplikate und Kennnummern.
- Laden Sie die Datei hoch, ordnen Sie die Spalten zu und führen Sie einen Test durch.
- Importieren Sie die Daten und überprüfen Sie einige Stichproben.
- Verwenden Sie das neue System für alle neuen Arbeiten.
