Muchas pequeñas empresas empiezan con un archivo de Excel: los clientes en una hoja, la lista de precios en otra y las facturas en una carpeta. Funciona mientras los datos son pocos. El momento de cambiar llega cuando buscas un dato y no lo encuentras, o cuando dos personas trabajan con versiones diferentes del mismo archivo. Quienes posponen el cambio suelen tener siempre el mismo temor: «tendré que volver a copiarlo todo a mano». No es así. Te explicamos cómo realizar la migración de forma ordenada.
Qué conviene trasladar
- Clientes y proveedores: nombre, NIF, número de IVA, dirección y correo electrónico. Es la base de todo.
- Productos y servicios: nombre, precio de tarifa y tipo de IVA.
- Historial de facturas, si necesitas consultarlo en el nuevo programa.
- Proyectos, contratos y gastos que estén en curso.
- Horas ya trabajadas, si las has registrado en una hoja de cálculo.
No tienes que trasladarlo todo: elige lo que realmente utilizas. Los archivos históricos que no necesites consultar pueden quedarse en el archivo anterior.
Antes de importar: limpia el archivo
- Una fila por cliente, con los encabezados de las columnas en la primera fila.
- Elimina los duplicados evidentes y unifica las abreviaturas (por ejemplo, «S.L.» y «SL»).
- Comprueba los números de identificación fiscal y de IVA: Excel suele eliminar los ceros iniciales de los números. Un buen programa de importación puede recuperarlos, pero merece la pena comprobarlo.
- Guarda una copia antes de modificar cualquier dato.
Los pasos de la importación
En CursusOffice, el asistente de importación consta de cuatro pasos:
- Subes el archivo: CSV, Excel (.xlsx y el antiguo .xls) y, para las facturas, también archivos XML de factura electrónica.
- Asignas las columnas: el sistema propone automáticamente qué columna corresponde a cada campo. Tú puedes corregir las asignaciones si es necesario.
- Realizas una prueba: antes de guardar ningún dato, el sistema simula la importación y te muestra las filas con problemas, indicando el número de fila y el motivo.
- Importas los datos: los datos se incorporan por lotes. Si algo sale mal, tienes hasta 7 días para deshacer la importación.
Qué ocurre con los duplicados
Si un cliente ya existe, puedes elegir entre omitirlo, actualizar sus datos o crear un nuevo registro de todos modos. La comparación se basa en los datos más fiables: primero el número de IVA, después el NIF y, por último, el correo electrónico. Al actualizar un registro, las celdas vacías del archivo no borran la información que ya existe.
Las facturas del pasado
Las facturas ya emitidas se importan como documentos históricos: conservan su número, fecha e importes originales, sin volver a calcularse ni enviarse de nuevo a nadie. Sirven para consultas, para obtener totales y para realizar comparaciones con el año anterior. Si tienes los archivos XML de tus facturas electrónicas, también puedes importar las líneas de detalle.
Después de la importación: las comprobaciones
- Abre cinco fichas de clientes al azar y compara sus datos con el archivo original.
- Comprueba el total facturado del año comparándolo con tu hoja de cálculo.
- Verifica que los tipos de IVA de los productos sean correctos.
- Solo entonces deja de utilizar el archivo anterior y utiliza el nuevo sistema para todo el trabajo nuevo.
Cuánto cuesta y cuánto tiempo se necesita
En CursusOffice, la importación es gratuita y también está disponible durante el periodo de prueba de 30 días, sin necesidad de contratar un plan de pago. En un archivo pequeño o mediano, preparar el fichero es la parte que requiere más tiempo; la importación propiamente dicha solo lleva unos minutos.
En resumen
- Elige qué quieres trasladar y haz una copia del archivo.
- Revisa los encabezados, los duplicados y los códigos.
- Sube el archivo, asigna las columnas y realiza la prueba.
- Importa los datos y comprueba una muestra.
- Utiliza el nuevo sistema para todo el trabajo nuevo.
