Multe afaceri mici încep cu un fișier Excel: clienții într-o foaie de calcul, lista de prețuri în alta, iar facturile într-un dosar. Funcționează atât timp cât volumul de date este redus. Momentul schimbării vine atunci când cauți o informație și nu o găsești sau când două persoane lucrează cu versiuni diferite ale aceluiași fișier. Cei care amână trecerea la un sistem nou au de obicei aceeași temere: „va trebui să copiez totul manual”. Nu este așa. Iată cum poți face migrarea în mod organizat.
Ce merită să transferi
- Clienți și furnizori: nume, cod de identificare fiscală (CUI/CIF), cod numeric personal, adresă și e-mail. Acestea sunt datele de bază.
- Produse și servicii: denumire, preț de listă și cotă de TVA.
- Istoricul facturilor, dacă ai nevoie să îl consulți în noul program.
- Proiecte, contracte și cheltuieli aflate în desfășurare.
- Orele deja lucrate, dacă le-ai înregistrat într-o foaie de calcul.
Nu trebuie să transferi totul: alege doar datele pe care le folosești efectiv. Arhiva pe care nu ai nevoie să o consulți poate rămâne în fișierul vechi.
Înainte de import: curăță fișierul
- Un singur rând pentru fiecare client, cu denumirile coloanelor pe primul rând.
- Elimină duplicatele evidente și uniformizează abrevierile (de exemplu, diferitele forme de scriere a formei juridice a unei societăți).
- Verifică codurile fiscale și numerele de identificare în scopuri de TVA: Excel elimină adesea zerourile de la începutul numerelor. Un program bun de import le poate restaura, dar merită să verifici.
- Salvează o copie înainte de a modifica orice informație.
Pașii importului
În CursusOffice, asistentul de import are patru pași:
- Încarci fișierul: CSV, Excel (.xlsx și vechiul format .xls), iar pentru facturi și fișierele XML ale facturilor electronice.
- Asociezi coloanele: sistemul propune automat ce coloană corespunde fiecărui câmp. Poți corecta asocierile dacă este necesar.
- Faci o simulare: înainte de salvarea oricăror date, sistemul simulează importul și îți afișează rândurile cu probleme, împreună cu numărul rândului și motivul erorii.
- Importi datele: datele sunt preluate în grupuri. Dacă ceva nu este în regulă, ai la dispoziție până la 7 zile pentru a anula importul.
Ce se întâmplă cu duplicatele?
Dacă un client există deja, poți alege să îl omiți, să îi actualizezi datele sau să creezi totuși o înregistrare nouă. Compararea se bazează pe cele mai sigure date: mai întâi codul de identificare în scopuri de TVA, apoi codul fiscal și, în final, adresa de e-mail. La actualizarea unei înregistrări, celulele goale din fișier nu șterg informațiile deja existente în sistem.
Facturile din trecut
Facturile deja emise sunt importate ca documente istorice: își păstrează numărul, data și valorile originale, fără a fi recalculate și fără a fi trimise din nou nimănui. Acestea rămân disponibile pentru consultare, pentru calculul totalurilor și pentru comparațiile cu anul precedent. Dacă ai fișierele XML ale facturilor electronice, poți importa și liniile de detaliu.
După import: verificările
- Deschide cinci fișe de clienți alese aleatoriu și compară datele cu fișierul original.
- Verifică totalul facturat pentru anul respectiv și compară-l cu foaia ta de calcul.
- Asigură-te că produsele au cotele de TVA corecte.
- Abia după aceea renunță la fișierul vechi și folosește noul sistem pentru toate activitățile noi.
Cât costă și cât timp durează?
În CursusOffice, importul este gratuit și disponibil inclusiv în perioada de probă de 30 de zile, fără a fi necesară trecerea la un abonament plătit. Pentru o arhivă mică sau medie, pregătirea fișierului este etapa care necesită cel mai mult timp; importul propriu-zis durează doar câteva minute.
Pe scurt
- Alege ce vrei să transferi și fă o copie a fișierului.
- Curăță denumirile coloanelor, duplicatele și codurile.
- Încarcă fișierul, asociază coloanele și efectuează o simulare.
- Importă datele și verifică un eșantion de înregistrări.
- Folosește noul sistem pentru toate activitățile noi.
