Beaucoup de petites entreprises commencent avec un fichier Excel : les clients dans une feuille, le tarif dans une autre, les factures dans un dossier. Cela fonctionne tant que les données restent peu nombreuses. Le besoin de changer apparaît lorsque vous cherchez une information sans la trouver, ou lorsque deux personnes travaillent sur des versions différentes du même fichier. La crainte de ceux qui repoussent cette transition est toujours la même : « je vais devoir tout ressaisir à la main ». Ce n'est pas le cas. Voici comment effectuer une migration en toute simplicité et dans le bon ordre.
Les données qu'il est utile de transférer
- Clients et fournisseurs : nom, numéro de TVA, identifiant fiscal, adresse et e-mail. C'est la base de tout.
- Produits et services : nom, prix catalogue et taux de TVA.
- Historique des factures, si vous souhaitez pouvoir le consulter dans votre nouveau logiciel.
- Projets, contrats et dépenses en cours.
- Heures déjà travaillées, si vous les avez enregistrées dans un tableur.
Vous n'avez pas besoin de tout transférer : choisissez uniquement ce que vous utilisez réellement. Vous pouvez conserver dans l'ancien fichier les archives que vous n'avez pas besoin de consulter.
Avant l'importation : nettoyez votre fichier
- Une ligne par client, avec les intitulés des colonnes sur la première ligne.
- Supprimez les doublons évidents et uniformisez les abréviations (par exemple « SARL » et « S.A.R.L. »).
- Vérifiez les numéros de TVA et les identifiants fiscaux : Excel supprime souvent les zéros placés au début des nombres. Un bon outil d'importation peut les rétablir, mais il est préférable de vérifier.
- Enregistrez une copie avant de modifier quoi que ce soit.
Les étapes de l'importation
Dans CursusOffice, l'assistant d'importation comporte quatre étapes :
- Vous chargez le fichier : CSV, Excel (.xlsx et l'ancien format .xls) et, pour les factures, également les fichiers XML de facturation électronique.
- Vous associez les colonnes : le système propose automatiquement quelle colonne correspond à quel champ. Vous pouvez corriger les associations si nécessaire.
- Vous effectuez un test : avant d'enregistrer la moindre donnée, le système simule l'importation et vous indique les lignes présentant des problèmes, avec leur numéro et la raison de l'erreur.
- Vous lancez l'importation : les données sont intégrées par lots. En cas de problème, vous disposez de 7 jours maximum pour annuler l'importation.
Que se passe-t-il en cas de doublons ?
Si un client existe déjà, vous pouvez choisir de l'ignorer, de mettre à jour ses informations ou de créer malgré tout une nouvelle fiche. La comparaison repose sur les données les plus fiables : d'abord le numéro de TVA, puis l'identifiant fiscal et enfin l'adresse e-mail. Lors d'une mise à jour, les cellules vides du fichier ne suppriment pas les informations déjà enregistrées.
Les factures des années précédentes
Les factures déjà émises sont importées en tant que documents historiques : elles conservent leur numéro, leur date et leurs montants d'origine, sans être recalculées ni envoyées à nouveau à qui que ce soit. Elles restent disponibles pour consultation, pour le calcul des totaux et pour les comparaisons avec l'année précédente. Si vous disposez des fichiers XML de vos factures électroniques, vous pouvez également importer les lignes de détail.
Après l'importation : les vérifications
- Ouvrez cinq fiches clients au hasard et comparez leurs informations avec le fichier d'origine.
- Vérifiez le chiffre d'affaires facturé sur l'année en le comparant à votre tableur.
- Assurez-vous que les taux de TVA appliqués aux produits sont corrects.
- Ce n'est qu'ensuite que vous pourrez abandonner l'ancien fichier et utiliser le nouveau système pour toutes vos nouvelles opérations.
Combien cela coûte et combien de temps faut-il prévoir ?
Dans CursusOffice, l'importation est gratuite et disponible également pendant la période d'essai de 30 jours, sans souscrire à une formule payante. Pour une archive de petite ou moyenne taille, la préparation du fichier est l'étape qui demande le plus de temps ; l'importation proprement dite ne prend que quelques minutes.
En résumé
- Choisissez les données à transférer et faites une copie du fichier.
- Nettoyez les intitulés, les doublons et les identifiants.
- Chargez le fichier, associez les colonnes et effectuez un test.
- Lancez l'importation et effectuez quelques vérifications par échantillonnage.
- Utilisez le nouveau système pour toutes vos nouvelles opérations.
