Sok kisvállalkozás egy Excel-fájllal kezdi: az ügyfelek az egyik munkalapon, az árlista a másikon, a számlák pedig egy mappában vannak. Ez addig működik, amíg kevés az adat. Akkor jön el a váltás ideje, amikor keresel egy adatot, de nem találod, vagy amikor két ember ugyanannak a fájlnak különböző verzióin dolgozik. Akik halogatják a váltást, általában ugyanattól tartanak: „Mindent újra, kézzel kell majd bemásolnom.” Ez nem így van. Mutatjuk, hogyan végezheted el az adatok rendezett átköltöztetését.
Milyen adatokat érdemes áthozni?
- Ügyfelek és beszállítók: név, adószám, adóazonosító jel, cím és e-mail-cím. Ez minden további művelet alapja.
- Termékek és szolgáltatások: név, listaár és áfakulcs.
- Számlatörténet, ha az új programban is szeretnéd megtekinteni.
- Folyamatban lévő projektek, szerződések és kiadások.
- A már ledolgozott munkaórák, ha ezeket táblázatban rögzítetted.
Nem kell mindent áthoznod: válaszd ki azt, amit valóban használsz. A régi fájlban is megtarthatod azokat az archív adatokat, amelyekre már nincs szükséged a mindennapi munkához.
Importálás előtt: tisztítsd meg a fájlt
- Minden ügyfél egy külön sorban szerepeljen, az oszlopnevek pedig az első sorban legyenek.
- Távolítsd el a nyilvánvaló duplikátumokat, és egységesítsd a rövidítéseket (például a cégformák eltérő írásmódját).
- Ellenőrizd az adószámokat és az adóazonosító jeleket: az Excel gyakran eltávolítja a számok elején álló nullákat. Egy jó importálóprogram vissza tudja állítani őket, de érdemes ellenőrizni.
- Ments egy másolatot, mielőtt bármit módosítanál.
Az importálás lépései
A CursusOffice importálási varázslója négy lépésből áll:
- Feltöltöd a fájlt: CSV, Excel (.xlsx és a régebbi .xls formátum), számlák esetén pedig az elektronikus számlák XML-fájljai is feltölthetők.
- Összerendezed az oszlopokat: a rendszer automatikusan javaslatot tesz arra, hogy melyik oszlop melyik mezőnek felel meg. Szükség esetén módosíthatod a hozzárendeléseket.
- Próbainportálást végzel: az adatok mentése előtt a rendszer szimulálja az importálást, és megmutatja a problémás sorokat, a sorszámmal és a hiba okával együtt.
- Elvégzed az importálást: az adatok csoportokban kerülnek be a rendszerbe. Ha valami nem megfelelő, az importálást legfeljebb 7 napon belül visszavonhatod.
Mi történik a duplikátumokkal?
Ha egy ügyfél már szerepel a rendszerben, eldöntheted, hogy kihagyod, frissíted az adatait, vagy ettől függetlenül új rekordot hozol létre. Az összehasonlítás a legmegbízhatóbb adatok alapján történik: először az adószám, majd az adóazonosító jel, végül az e-mail-cím alapján. Frissítéskor a fájl üres cellái nem törlik a rendszerben már meglévő adatokat.
A korábbi számlák
A már kiállított számlák korábbi dokumentumként kerülnek importálásra: megőrzik eredeti sorszámukat, dátumukat és összegeiket, újraszámítás és újbóli kiküldés nélkül. Továbbra is megtekinthetők, felhasználhatók az összesítésekhez és az előző évvel való összehasonlításhoz. Ha rendelkezel az elektronikus számláid XML-fájljaival, a számlatételeket is importálhatod.
Importálás után: ellenőrzések
- Nyiss meg véletlenszerűen öt ügyféladatlapot, és hasonlítsd össze az adatokat az eredeti fájllal.
- Ellenőrizd az éves számlázott összeget a saját táblázatodhoz képest.
- Győződj meg arról, hogy a termékekhez megfelelő áfakulcsok vannak rendelve.
- Csak ezután hagyd abba a régi fájl használatát, és az új rendszerben végezd az összes új munkát.
Mennyibe kerül és mennyi időt vesz igénybe?
A CursusOffice-ban az importálás ingyenes, és a 30 napos próbaidőszak alatt is elérhető, fizetős csomag megvásárlása nélkül. Kis vagy közepes méretű adatállomány esetén általában a fájl előkészítése igényli a legtöbb időt; maga az importálás mindössze néhány percet vesz igénybe.
Összefoglalva
- Válaszd ki az áthozandó adatokat, és készíts másolatot a fájlról.
- Tisztítsd meg az oszlopneveket, a duplikátumokat és az azonosítókat.
- Töltsd fel a fájlt, rendeld hozzá az oszlopokat, és végezd el a próbainportálást.
- Importáld az adatokat, majd ellenőrizd a mintaként kiválasztott rekordokat.
- Az új munkákat már az új rendszerben végezd.
